Clasificación de documentación interna y externa. Conceptos Básicos.

OFICIO: 

El oficio es un tipo de documentos que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: misioneros, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Partes del Oficio:

• Membrete

• Nombre de Año

• Lugar y fecha

• Numeración

• Destinatario

• Asunto

• Referencia

• Cuerpo o texto

• Despedida

• Firma y posfirma

• Iniciales

• Anexo

• Distribución

CIRCULAR:

Una circular es una ordén o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorias sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas.

La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.
Los elementos que componen a la circular son:
Membrete La palabra circular centrada en la parte superior del papel Número o clasificación ; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular. Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto Fecha Dirección; nombre o designación de los destinatarios. Texto Despedida Antefirma Firma Referencias finales
La circular puede ser interna y externa.

MEMORÁNDUM:

La palabra "memorándum" es un cultismo reciente que nos llega del latín. Significa "algo que hay que recordarse". Se refiere a una nota escrita, menos formal que una carta. Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. 

Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: 

* El nombre de la persona a quien va dirigido. 

* El nombre del remitente. 

* La fecha. 

* El asunto. 

* El texto. 

* Y la firma del remitente.

CONVOCATORIA:

Es la comunicación a los posibles interesados de las condiciones exigidas para poder participar en un proceso selectivo de las plazas incluidas previamente en una Oferta de Empleo Público. ( sobre un empleo publico)
Forma de las convocatorias y plazo de envío
Las convocatorias se hacen por escrito y debe quedar constancia de que se hicieron. Para esta constancia sirve: la citación por Notario, el telegrama guardando copia si es posible y sellada, la carta certificada, la carta normal, el acto de conciliación ante el Juzgado, etc. En la constancia de haber se realizado la convocatoria, especialmente si los temas de la reunión son importantes.

ACTA DE JUNTA:

La palabra "acta" viene del latín y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.

INFORMES:

 un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.
Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos.

CARTA COMERCIAL:

Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en
contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.

• Planteamiento:
   Las fases de elaboración de la carta:
  
  
  1) Recopilar información.
• 2) Determinar el objetivo de la carta.
• 3) Documentarse sobre el destinatario.
• 4) Definir los puntos a tratar.
  
  
  
  
  Ilse Monserrat Avendaño Ruiz. 4"B"

DEFINICIONES...

CORRESPONDENCIA: 
Definición: Conjunto de cartas que se envían o reciben:
recoge la correspondencia.

Concepto:  Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

DOCUMENTO:

Definición: Escrito que ilustra o informa acerca de un hecho:

existen documentos en los que se detallan las operaciones de los servicios secretos.

Concepto: Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

REGISTRO: 

Definición: 

1. Libro,a manera de índice,donde se apuntan noticias o datos:
   todos los datos de su nacimiento están apuntados en el registro.
2. Lugar y oficina en donde se registra:
   en esta calle está el Registro Civil.

Concepto: 

Encontramos para este termino dos acepciones:

• Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
  
  
• Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

ARCHIVO:

Definición: 

1.  Local en que se custodian documentos públicos o particulares:
   visité el Archivo Histórico Provincial de Soria.
2. Conjunto de estos documentos:

Concepto: Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

Ilse Monserrat Avendaño Ruiz  4"B",